Jak napsat dobrý životopis

Cílem tohoto článku je přinést praktický a srozumitelný návod, jak si vytvořit dobrý životopis neboli CV.

I když jde o velmi důležitý dokument, většina lidí v Čechách má špatný nebo velmi špatný životopis. V podstatě tak sami aktivně brání tomu, aby jejich zájem o práci firma vyhodnotila kladně a dostali prostor na výběrovém řízení.

Nevěřím, že je za tím jen lenost napsat životopis pořádně. Lidé prostě nechápou, jak příšerné jejich životopisy jsou a nevědí, jak je udělat lepší.

Pokud dodržíš níže popsaná pravidla, jsi na nejlepší cestě napsat dobrý životopis.

Raději pdf než wordovský dokument

Jen malá část životopisů se v dnešní době vytiskne na papír. Všechny životopisy jsou vytvořené na počítači v textovém editoru jako elektronické dokumenty a poslané jako příloha emailu nebo přes nějaký webový formulář.

Ani personalista, který se došlými životopisy ve firmě probírá, si je všechny netiskne, protože by to bylo časově náročné a nákladné. Otevírá dokumenty v počítači a vytiskne jen životopisy těch několika málo uchazečů, které si pozve na pracovní pohovor (a často ani to ne).

Co z toho plyne?

Že tvůj životopis musí fungovat v první řadě jako elektronický dokument otevřený na obrazovce počítače.

Prvním krokem, jak toho dosáhnout, je posílat CV ve formátu pdf (do pdf lze samozřejmě uložit i dokument vytvořený v programu Word, stačí při ukládání souboru vybrat pod jeho názvem z nabídky Uložit jako typ ‘Formát PDF‘).

Oproti wordovskému dokumentu nebo podobným formátům působí otevřené pdf mnohem profesionálnějším a líbivějším dojmem (zatímco wordovský dokument vypadá primitivně a – jak se říká – hrozně nemastně neslaně).

Jen tímto jednoduchým postupem zapůsobí tvůj životopis na personalistu lépe. Existuje sice určité riziko, že personalista nedokáže na svém počítači pdf otevřít, to je ale dnes už zcela minimální.

Soubor nazvi Jméno Příjmení CV případně CV Jméno Příjmení (případně ještě Jméno Příjmení CV_eng, pokud chceš odlišit životopis v angličtině.) Jakékoli jiné pojmenování není vhodné.

Písmo

K elektronickým dokumentům jako je životopis se většinou lépe hodí takzvaná bezpatková písma (například Arial), která vypadají lépe, než knižní písma patková (například Times New Roman).

Drž se přitom standardních a běžně užívaných typů písma. Ideální je Arial, kromě něj můžeš sáhnout i po písmech Tahoma, Century Gothic, Lucida Sans Unicode nebo Trebuchet MS.

Ideální velikost písma je 10,5 nebo 11. Minimální přijatelná velikost písma je 10, rozhodně nepoužívejte menší.

Nadpisy jednotlivých oddílů životopisu dělej aspoň o jeden nebo o dva body větší, než ostatní text (tedy velikostí 12 nebo 13, případně ještě větší).

Všechny nadpisy i texty musí mít v celém životopisu stejnou velikost. Nejde popisovat jednu pracovní pozici písmem velikosti 11 a další písmem velikosti 12 (to možná zní jako zbytečná rada, bohužel celá řada lidí toto v životopisu nezvládne a vypadají pak jako neschopní lajdáci, a neschopné lajdáky samozřejmě nikdo zaměstnávat nechce).

Velice vhodné je zvýraznit názvy jednotlivých oddílů a informace klíčové pro potenciální zaměstnavatele, ke kterým chceš přitáhnout čtenářovu pozornost, tučným fontem. Každopádně když už tak používej tučný font málo, nezvýrazňuj skutečnosti, které jsou méně důležité a zvýrazňuj pouze jednotlivá slova nebo několik slov a ne celé věty.

Používat v životopisu kurzívu nebo podtržení se spíš nedoporučuje.

Grafická úprava

Pro grafickou úpravu životopisu především platí, že by měla být konzistentní a decentní.

Není možné mít jeden oddíl životopisu odsazený 3cm od okraje, jeho nadpis podtrhnout čárou a používat v něm odrážky a jiný oddíl mít od kraje odsazený 2,5cm, s nepodtrženým nadpisem a bez odrážek zato s částmi textu napsanými kurzívou (to není smyšlený příklad, spousta životopisů bohužel nějak takhle vypadá). Formátování musí být v celém dokumentu zcela totožné.

Nic nezkazíš, když si vytvoříš černobílý dokument s jedním typem písma, jednoduchým řádkováním a bez jakýchkoli grafických prvků.

Cokoliv navíc – barvy, čáry, použití více typů písma – je třeba velmi dobře promyslet a používat zdrženlivě. Může být fajn životopis trochu vizuálně ‚oživit‘, ale je třeba mu zachovat profesionální ráz, nesmí působit pouťově.

Při používání barev mysli na to, že když se životopis vytiskne černobíle na papír, nemusí jít barevný text vůbec přečíst. Jinak řečeno, nejlepší je černobílý životopis.

Určitě v životopisu používej odrážky (tedy puntíky-seznamy), především pro popis svých pracovních zkušeností a vzdělání. Jsou přehledné a čtou se mnohem rychleji než prostý text a personalista se tak z tvého životopisu v daném čase dozví víc.

Dostatek prázdného místa

Aby byl životopis dobře čitelný a přehledný, musí být na stránce dostatek prázdného místa, tedy místa, kde není žádný text.

Okraje (odsazení textu od konce stránky) by měly být dostatečně široké. Moje doporučení je nastavit horní kraj na 2cm, dolní na 1,5cm (vytištěná stránka vypadá lépe, když je text nahoře odsazený o něco víc, než dole) a krajní okraje na 2cm.

Pokud máš životopis na více než jednu stránku, je vhodné od druhé stránky dál nastavit horní okraje o něco málo větší, protože personalista sepne stránky vytištěného životopisu k sobě.

Mezery mezi jednotlivými oddíly by rozhodně neměly být menší než 14 bodů, ideální je velikost 16 bodů. Mysli na to, že pokud budeš na pohovoru, může si personalista do tvého životopisu chtít dělat poznámky a měl by tedy mít kam.

Na druhé stránce životopisu tedy můžeš nechat prázdného místa relativně hodně, právě pro tento účel.

Délka

Správná délka CV je jedna nebo dvě stránky.

Zapomeň na rady od personalistů, že životopis musí být krátký, určitě jen na jednu stránku. Ty pomáhají hlavně jim, protože krátké životopisy se rychleji vytřídí.

Informace v životopisu jsou to jediné, podle čeho tvoji přihlášku firma posuzuje a pokud jim toho o sobě moc neřekneš, těžko můžeš čekat, že tě budou chtít vidět na výběrovém řízení.

Klidně měj dvoustránkový životopis, nicméně ne delší (výjimku mají některé profese, například lékaři a akademičtí pracovníci, kteří do životopisu vypisují pro ně specifické informace a tedy se mohou rozepsat i na tři stránky).

Pokud se ti všechny informace na dvě stránky nevejdou, buď selektivní. Podrobněji popiš jen novější a relevantní záležitosti a ostatní informace odbuď jen strohou zmínkou.

Dávej si pozor na to, aby byla druhá stránka dostatečně využitá. Pokud do ní přesahuje jen pár řádků, je na místě životopis zkrátit nebo upravit tak, aby se vešel jen na jednu stránku. Ideální je využít druhou stránku celou nebo skoro celou (neboj se kvůli tomu přidat text nebo zvětšit plochy prázdného místa).

Fotografii nikdy

Pokud náhodou nejsi profesionální herec nebo modelka, nikdy do životopisu nedávej svoji fotografii. Je nanejvýš pravděpodobné, že ti to spíš uškodí, než pomůže.

Jednak posíláš životopis pro to, aby mohl personalista zhodnotit tvoji vhodnost na volnou pozici, a s tím tvůj vzhled nijak nesouvisí.

Navíc se nejspíš nechystáš dát do svého životopisu profesionální portrétovou fotografii vytvořenou profesionálním fotografem za peníze, ale chystáš se tam dát nějakou vlastní, která je téměř určitě horší, než se ti zdá.

Především ale tím, že do životopisu dáš svou fotografii, dáváš zbytečně personalistům možnost tě soudit.

A oni tě v tom případě soudit každopádně budou – zhodnotí, že vypadáš staře, nebo moc mladě, nebo že na té fotce vypadáš jak zrána po tahu, nebo prostě že vypadás nějak divně.

První moment, kdy by měl personalista vidět tvůj obličej, je na pracovním pohovoru a ne v životopisu.

Oddíly

Životopis rozděl do přehledných oddílů.

Do kolika a do jakých je individuální, co je ideální pro jednoho, nemusí být vhodné pro druhého. Minimální základ jsou tyto oddíly: Jméno a osobní informace, Pracovní zkušenosti a Vzdělání (je možné pro ně použít i jiné názvy).

Téměř každý má v CV ještě nějaké další oddíly, třeba Jazykové znalosti nebo IT schopnosti.

Ale pozor – nevytvářej samostatný oddíl s výrazným nadpisem, aby v něm pak byl třeba jenom jeden řádek textu. Pro takové informace vytvoř oddíl Ostatní na konci životopisu a napiš je tam.

Klíčové je mít správné pořadí oddílů. Zamysli se nad tím, kvůli čemu tě potenciální zaměstnavatel nejspíš bude chtít zaměstnat.

U většiny lidí to budou jejich pracovní zkušenosti, konkrétně nejspíš jejich poslední zaměstnání, ale může to být i tvoje vzdělání nebo IT schopnosti.

Důležité je, aby ten nejpodstatnější oddíl byl v životopisu hned nahoře, aby informace v něm byly to první, co personalista po otevření tvého životopisu uvidí.

Například pokud se hlásíš na pozici obchodního zástupce, nechceš přece, aby nejdřív personalista uviděl ‚nějakou‘ střední školu, která byla třeba před deseti lety a za ní seznam nějakých školení, které firmu ve výsledku moc nezajímají, a až pod tím skutečnost, že vlastně poslední tři roky pracuješ jako obchodního zástupce.

Personalista se často musí probrat stovkami životopisů, do druhé půlky tvého životopisu se taky nemusí vůbec dostat.

I informace v jednotlivých oddílech prezentuj podle jejich důležitosti – od těch posledních nejmladších po ty nejdál v minulosti, tedy od konce na začátek. Říká se tomu obrácená chronologie.

Řada lidí popisuje například svoji dosavadní kariéru obráceně, což je velká chyba. Nikoho přece nezajímá, že tvoje první zaměstnání po škole byla administrativní výpomoc, když teď jsi vedoucí oddělení.

Navíc tím můžeš personalistu fatálně zmást – otevře životopis, rychle mrkne do oddílu Pracovní zkušenosti, aby věděl, s jakým uchazečem má tu čest a tam vidí administrativní výpomoc.

Garantuju ti, že ve spustě případů v ten moment životopis zavírá a jde na další, nemá prostě čas zdržovat se s kandidátem – juniorem z administrativy, když hledá zkušeného manažera na pozici šéfa oddělení (toto není smyšlený případ, ale každodenní realita náboru zaměstnanců).

Jazyk

Při psaní CV nepoužívej zájmena a vyjadřování slovesem v první ani třetí osobě (tedy žádné já jsem odpovídal, vedla jsem, připravoval jsem, stejně tak pro aktuální zaměstnání nepoužívej odpovídám, vedu, připravuji).

Nahrazujte všechna slovesa podstatnými jmény (odpovědnost za …, vedení, příprava). Říká se jim podstatná jména slovesná.

Podstatnými jmény můžeš vyjádřit jak činnost jednorázovou (příprava plánu) tak průběžnou (připravování plánů).

Vyvaruj se opakování slov a neboj se životopis vylepšit dávkou dobře umístěných přídavných jmen s pozitivním nádechem jako třeba úspěšná (např. příprava, implementace), efektivní (např. řízení zásob), inovativní, důsledné, všestranné, přesné, vytrvalé, flexibilní, vynikající a tak dále.

Nestyď se za to, co se ti v práci podařilo a trochu se vychval. Nikdo jiný to za tebe neudělá. (Sebechválu je nicméně dobré podpořit nějakými konntréními výsledky a čísly.)

Obsah

Všechny skutečnosti, které v CV uvádíš, zejména svoje dosavadní zaměstnání, popiš srozumitelně ale hlavně dostatečně podrobně.

Skoro čtvrtina lidí posílá životopis, ve kterém jsou jen názvy pozic u jednotlivých zaměstnavatelů a nic víc, žádné podrobnosti. To je k ničemu. Jak chtějí, aby je někdo pozval na pohovor, když mu nenapíšou ani řádku o tom, co v minulosti dělali?

Používej odrážky a všechny svoje předchozí zkušenosti dostatečně popiš. Mysli na to, že čtenář tvého životopisu tě nezná, nikdy nepracoval tam co ty a možná ani neví, co si má pod danými názvy pozic představit.

Není umění psát složitě, ale naopak srozumitelně. Ideální je popisovat svoje zkušenosti tak, aby to po přečtení pochopil i patnáctiletý student střední školy nebo starší člověk v důchodu.

Nepiš řízení chodu skladu ale spíš řízení chodu skladu hotových výrobků určených k expedici o rozloze 1800m2, cca 300 skladových položek (pozor ale, ať nevyzrazuješ důvěrné informace o svých zaměstnavatelích).

Nepiš do životopisu jen vedení projektů nebo jednání se zákazníky ale napiš i jakých projektů, s jakými zákazníky a o čem.

Snaž se do životopisu dostat co nejvíce čísel. Kdekoli je to možné, doplň uváděnou skutečnost číslem. To platí třeba pro počty podřízených, klientů a jakékoli velikosti, tržby, zisky objemy, nebo procenta. Čísla přitahují pozornost a vypadají v životopisu dobře.

Pokud by uvedení konkrétního čísla vyzradilo citlivou informaci, použij procentuální rozdíl (místo meziroční zvýšení obratu o 5 mil. napiš meziroční zvýšení obratu o 10%).

Pokračovat můžeš naším článkem 7 tipů, jak napsat dobrý životopis.